Regulament Protecție Date cu Caracter Personal

REGULAMENT CU PRIVIRE LA PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

SC AD CONSULT LAND SRL

Conform cerințelor Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, modificată și completată, și Legii nr. 102/2005 privind înființarea și funcționarea Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, SC AD CONSULT LAND SRL, în calitate de operator date cu caracter personal, are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai pentru scopurile specificate, datele personale furnizate de client, ori de terți. Ne obligăm că datele cu caracter personal vor fi:

  • prelucrate cu bună credință și în conformitate cu dispozițiile legale;

  • colectate în scopuri determinate, explicite și legitime;

  • adecvate, pertinente și neexcesive, prin raportare la scopul în care sunt colectate și ulterior prelucrate;

  • exacte și actualizate; datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate și respectiv prelucrate vor fi șterse sau rectificate;

  • stocate într-o formă care să permită identificarea persoanei vizate strict pe perioada necesară realizării scopurilor în care datele sunt colectate și prelucrate.



1. Datele prelucrate

Societatea noastră va prelucra următoarele date cu caracter personal:

  • numele și prenumele

  • telefon/fax/email

  • adresa sau reședința

  • serie și nr CI/BI

Prelucrările de date cu caracter personal se efectuează numai dacă persoana vizată și-a dat consimțământul, în mod expres și neechivoc, pentru acea prelucrare.

Consimțământul nu este necesar în următoarele cazuri:

  • când prelucrarea este necesară în vederea executării unui contract sau antecontract la care persoana vizată este parte ori în vederea luării unor măsuri, la cererea acesteia, înaintea încheierii unui contract sau antecontract;

  • când prelucrarea este necesară în vederea protejării vieții, integrității fizice sau sănătății persoanei vizate ori a unei alte persoane amenințate;

  • când prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale a operatorului;

  • când prelucrarea este necesară în vederea realizării unui interes legitim al operatorului sau terțului căruia îi sunt dezvăluite datele cu condiția ca acest interes să nu prejudicieze interesul sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate;

  • când prelucrarea privește datele obținute din documente accesibile publicului, conform legii;

  • când prelucrarea este făcută exclusiv în scopuri statistice, de cercetare istorică sau științifică, iar datele rămân anonime pe toată durata prelucrării.



2. Scopul colectării datelor

Scopul prelucrării datelor este îndeplinirea obiectului de activitate al societății, respectiv Prelucrarea datelor, administrarea paginilor web și activități conexe. Furnizarea acestor date, necesare în vederea asigurării acurateții informațiilor și conținutului documentelor întocmite în exercitarea activității societății noastre, constituie o obligație a clientului.

Informațiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator și sunt comunicate numai următorilor destinatari, cu consimțământul clientului.

Autoritățile publice cărora li se comunică date în cadrul unei competențe speciale de anchetă nu vor fi considerate destinatari și în consecință, nu va fi necesar consimțământul persoanei vizate (de exemplu: datele personale solicitate de instanțele de judecată, procurori, organe de urmărire penală, dacă sunt necesare desfășurării unei anchete).



3. Garanții

Conform Legii nr. 677/2001, orice persoană vizată beneficiază de dreptul de acces, de intervenție asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale și dreptul de a se adresa justiției. Totodată, se garantează respectarea dreptului de opoziție la prelucrarea datelor personale care vă privesc și de a solicita ștergerea datelor, cu excepția datelor a căror prelucrare are caracter obligatoriu, respectiv prelucrări efectuate de serviciile financiare și fiscale, de poliție, justiție, securitate socială.



4. Drepturi și obligații

Societății AD CONSULT LAND SRL, în calitate de operator de date cu caracter personal, îi revin următoarele obligații de informare:

În cazul în care datele cu caracter personal sunt obținute direct de la persoana vizată, cu excepția cazului în care această persoană posedă deja informațiile respective, operatorul îi va aduce la cunoștință:

  • identitatea operatorului și a reprezentantului acestuia, dacă este cazul;

  • scopul în care se face prelucrarea datelor;

  • informații suplimentare, precum: destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; dacă furnizarea tuturor datelor cerute este obligatorie și consecințele refuzului de a le furniza; existența drepturilor prevăzute de prezenta lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenție asupra datelor și de opoziție, precum și condițiile în care pot fi exercitate;

  • orice alte informații a căror furnizare este impusă prin dispoziție a autorității de supraveghere, ținând seama de specificul prelucrării.



În cazul în care datele nu sunt obținute direct de la persoana vizată, în momentul colectării datelor sau, dacă se intenționează dezvăluirea acestora către terți, cel mai târziu până în momentul primei dezvăluiri, operatorul este obligat să furnizeze persoanei vizate cel puțin următoarele informații, cu excepția cazului în care persoana vizată posedă deja informațiile respective:

  • identitatea operatorului și a reprezentantului acestuia, dacă este cazul;

  • scopul în care se face prelucrarea datelor;

  • informații suplimentare, precum: categoriile de date vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de prezenta lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de acces, de intervenție asupra datelor și de opoziție, precum și condițiile în care pot fi exercitate;

  • orice alte informații a căror furnizare este impusă prin dispoziție a autorității de supraveghere, ținând seama de specificul prelucrării.

Pentru exercitarea acestor drepturi, persoanele vizate se pot adresa societății noastre cu o cerere scrisă, datată și semnată.



Dreptul de acces

Orice persoană vizată are dreptul de a obține de la SC AD CONSULT LAND SRL, la cerere și în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc sunt sau nu sunt prelucrate de aceasta. SC AD CONSULT LAND SRL este obligată, în situația în care prelucrează date cu caracter personal care privesc solicitantul, să comunice acestuia, împreună cu confirmarea, cel puțin următoarele:

  1. informații referitoare la scopurile prelucrării, categoriile de date avute în vedere și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le sunt dezvăluite datele;

  2. comunicarea într-o formă inteligibilă a datelor care fac obiectul prelucrării, precum și a oricărei informații disponibile cu privire la originea datelor;

  3. informații asupra principiilor de funcționare a mecanismului prin care se efectuează orice prelucrare automată a datelor care vizează persoana respectivă;

  4. informații privind existența dreptului de intervenție asupra datelor și a dreptului de opoziție, precum și condițiile în care pot fi exercitate;

  5. informații asupra posibilității de a consulta registrul de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal, prevăzut la art. 24 din Legea 677/2001, de a înainta plângere către autoritatea de supraveghere, precum și de a se adresa instanței pentru atacarea deciziilor SC AD CONSULT LAND SRL, în conformitate cu dispozițiile prezentei legi.



Persoana vizată poate solicita de la SC AD CONSULT LAND SRL informațiile printr-o cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată. În cerere solicitantul poate arăta dacă dorește ca informațiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi și de poștă electronică, sau printr-un serviciu de corespondență care să asigure că predarea i se va face numai personal.

SC AD CONSULT LAND SRL este obligată să comunice informațiile solicitate, în termen de 15 zile de la data primirii cererii.



Dreptul de intervenție asupra datelor

Orice persoană vizată are dreptul de a obține de la SC AD CONSULT LAND SRL, la cerere și în mod gratuit:

  1. rectificarea, actualizarea, blocarea sau ștergerea datelor a căror prelucrare nu este conformă prezentei legi, în special a datelor incomplete sau inexacte;

  2. transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă Legii 677/2001.

Pentru intervenția asupra datelor, persoana vizată va înainta SC AD CONSULT LAND SRL o cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată. În cerere solicitantul poate arăta dacă dorește ca informațiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi și de poștă electronică, sau printr-un serviciu de corespondență care să asigure că predarea i se va face numai personal.

SC AD CONSULT LAND SRL este obligată să comunice măsurile referitoare la persoana vizată, în termen de 15 zile de la data primirii cererii.



Dreptul de opoziție

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate de situația sa particulară, ca datele care o vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare. În caz de opoziție justificată prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză.

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, în mod gratuit și fără nicio justificare, ca datele care o vizează să fie prelucrate în scop de marketing direct, în numele operatorului sau al unui terț, sau să fie dezvăluite unor terți într-un asemenea scop.

În vederea exercitării drepturilor persoana vizată va înainta SC AD CONSULT LAND SRL o cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată. În cerere solicitantul poate arăta dacă dorește ca informațiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi și de poștă electronică, sau printr-un serviciu de corespondență care să asigure că predarea i se va face numai personal.

SC AD CONSULT LAND SRL este obligată să comunice persoanei vizate măsurile luate în termen de 15 zile de la data primirii cererii, cu respectarea eventualei opțiuni a solicitantului.



5. Încheierea operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal

Datele prelucrate vor fi stocate, conform art. 4 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 677/2001, pe durata necesară realizării scopurilor în vederea cărora au fost colectate și ulterior prelucrate.

Aceasta poate fi, după caz:

  • durata valabilității contractului COMERCIAL încheiat cu persoana vizată pentru furnizarea serviciilor operatorului și pentru perioada de arhivare a acestora, stabilită prin acte normative;

  • perioada necesară colectării datelor/recuperării creanțelor.

În ceea ce privește ștergerea, distrugerea și arhivarea, procedura internă și modalitățile de realizare a acestor operațiuni, se stabilesc de către fiecare operator, cu excepția procedurii care se desfășoară potrivit prevederilor legale privind arhivele naționale. SC AD CONSULT LAND SRL, datorită activității pe care o desfășoară, este obligată, în baza unor dispoziții legale speciale, să păstreze datele o anumită perioadă de timp, dar după expirarea acesteia trebuie să procedeze în una din modalitățile prevăzute mai sus.

În cazul transferului datelor către alt operator, este necesar ca operatorul inițial să garanteze că prelucrările efectuate de terț au scopuri similare cu prelucrarea inițială. În acest caz, societatea noastră este obligată ca, în momentul colectării datelor sau, dacă se intenționează dezvăluirea acestora către terți, cel mai târziu până în momentul primei dezvăluiri, să furnizeze persoanei vizate informațiile prevăzute la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 677/2001.



6. Măsuri luate pentru asigurarea securității prelucrării



SC AD CONSULT LAND SRL ia toate măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat.

  1. Utilizatorii care au acces la baza de date a informațiilor cu caracter personal sunt doar din conducerea unității (administrator, director general, director economic). Toți utilizatorii sunt obligați să păstreze confidențialitatea datelor la care au acces, iar la fiecare terminare de sesiune în baza de date vor închide sesiunea. În cazul în care unul sau mai mulți utilizatori sunt revocați din diverse motive conturile de acces se suspendă automat.

  2. Utilizatorii accesează datele cu caracter personal numai pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

  3. La intervale de timp (3 luni) se efectuează o copie de siguranță a bazei de date;

  4. Computerele de la care se accesează baza de date a informațiilor cu caracter personal sunt în încăperi la care accesul este restricționat; unitățile de calcul au implementate soluții de protecție antivirus, antispam și firewall actualizate la zi.

  5. Imprimarea datelor cu caracter personal se realizează numai de către utilizatorii autorizați pentru această operațiune și numai în scopurile cerute de legile în vigoare (facturi, avize de însoțire a mărfii, contracte comerciale).



Accesul în sediul societății este dotat cu sistem de alarmă, iar datele cu caracter personal sunt stocate electronic în fișiere securizate, protejate cu parolă. Informațiile pe suport de hârtie sunt păstrate în dosare speciale, la care au acces doar angajații societății, cărora le incumbă obligația de confidențialitate.